lunes, 5 de noviembre de 2012

Proceso De Organización De Archivo




Pasos Para Organizar Un Archivo




Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.

LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”.
Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar.
La organización básica de un archivo es la siguiente:
-         Existencia de unas normas de archivo o manual.
-         Existencia de un índice.
-         Instalaciones.

El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:
  1. Introducción general.
  2. Relación de tipos de documentos más corrientes.
  3. Proceso de llegada del documento al archivo.
  4. Normas y sistemas de clasificación.
  5. Tipos y niveles de archivos.
  6. Tipos y criterios para documentos.
  7. Conservación de la documentación en cada nivel.
  8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.
  9. Normas de eliminación y conservación.
  10. Normas de retención o caducidad.
  11. Normas de solicitud de documentación.
  12. Normas para préstamos.
  13. Medios materiales necesarios.
  14. Medios personales necesarios.

Reglas básicas de los sistemas de archivo

Los conceptos básicos del archivo son:
  •          Título.
  • Alfabético.
  • Numérico.
  • Alfanumérico.
  •  Unidad.
  • Clasificar.
  • Alfabetizar.
La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados.


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